Ana Barros Pineda.
Ana.barros.pineda@gmail.com
Viviana Estrada Ríos
vestra@gmail.com
María E Guarda Contardo
queni.guarda@gmail,com
Pamela Quintuprai Muñoz
pamequintuprai@gmail.com
RESUMEN: El presente informe tiene como objetivo dar a conocer la metodología que se utilizó para brindar una gestión eficaz y eficiente de la información al interior de una compañía. Para ello utilizamos el programa de administración de bases de datos Access el cual está incluido en el Office de propiedad de la compañía Microsoft.
Para lograr una adecuada y sencilla forma de administrar la información hemos estudiado previamente el programa Access e ingresamos posteriormente la información necesaria para elaborar las tablas, formularios e informes, mediante el proceso anteriormente descrito pretendemos brindar apoyo a la alta gerencia para que el proceso de toma de decisiones sea más oportuno, certero y seguro, esto último porque Access permite utilización de claves de seguridad.
Palabras claves: Access, Cliente, Información, Seguridad.
1 INTRODUCCIÓN
Las organizaciones para ser competitivas no sólo necesitan diferenciarse, a través de estrategias tradicionales como la de los precios y la calidad, necesitan obtener ventajas competitivas que sean sostenibles en el tiempo, para ello se requiere administrar de manera eficaz y eficiente la información que se posee, la gestión de la información debe ser sencilla y fácil de administrar, ello para no agregar más complejidad a la compañía. Uno de los programas de administración de información de de fácil acceso es el programa Access el cual mediante una adecuada utilización permite agilizar eficientemente el proceso de toma de decisiones.
Algunas de las principales características de Access es que ofrece posibilidades de hacer consultas y conexiones que ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento, además de brindar seguridad a la hora de administrar la información brindando la función de habilitación de claves.
2 DESARROLLO
Toda organización debe tener algún sistema para llevar un registro de sus actividades, existen diversas formas de hacerlo, una de las cuales es llevar registro a través de Access, herramienta que nos ayuda ha tener mejor información, precisa y ordenada para ser utilizada en la toma de decisiones, es así como nuestra organización lleva a cabo un control mediante esta herramienta.
En primer lugar se llevo a cabo la primera etapa para el desarrollo de las actividades, inicialmente se crearon las tablas requeridas de camiones, choferes, ciudad cliente, detalle pedido, pedido, producto, stock ciudades, sucursal y viajes, luego fueron completadas con tres datos para cada una, ya que el objetivo era ilustrar que se cumpliera por ejemplo la ejecución de las consultas, por lo cual fue suficiente esa cantidad de datos para la aplicación.
La segunda etapa para el desarrollo completo de las actividades que nos facilitaran las tareas para la toma de decisiones, entregándonos información necesaria para ésta, consistió en la implementación de los formularios e informes, exigidos por gerencia, para esto se eligió hacer formularios de tres de las tablas que consideramos como organización más importantes en nuestra base de datos, se escogió hacer formulario de la tabla de clientes, tabla de pedidos y por ultimo tabla de viajes, esto principalmente por el grado de importancia que tiene la información de esas tablas para la toma de decisiones.
En cuanto a los clientes, es de suma importancia para nosotros como organización tener conocimiento de quienes son las personas que compran nuestros productos y también con qué frecuencia compran, por lo cual es esencial tener un registro de éstos y también tener los informes oportunos y disponibles para cuando el gerente u otra persona los requiera.
Por otra parte también nos es de importancia tener disponible la información acerca de nuestros pedidos, ya que podremos llevar un registro más exhaustivo de cuanto realmente es la demanda de nuestros productos cuando es la fecha peack de pedidos y cuáles de ellos tienen mayor aceptación, también podremos evaluar la posibilidad de aumentar nuestra capacidad si la demanda lo requiere.
Y por último, se realizaron formularios e informes para la tabla de datos de viajes, ya que como organización nos interesa saber hacia dónde se dirigen nuestros camiones con nuestros productos y de esta forma poder tener conocimiento de por ejemplo cual de nuestras sucursales está vendiendo más y hacia donde tenemos que destinar la prioridad en el despacho de los pedidos.
El objetivo de los formularios, es que tenemos la posibilidad de añadir nuevos registros a nuestra base de datos ya existente, por ejemplo la incorporación de nuevos clientes, o eventualmente modificar los registros antiguos por lo cual es de mucha ayuda contar con esta herramienta facilitadora de la tarea.
Los informes proporcionan información ordenada de lo que se quiera solicitar, pudiendo elegir el formato que acomode mejor a cada situación.
Por solicitud de gerencia se generaron tres formularios y tres informes de las tablas anteriormente mencionadas, además, se desarrollo un manual que contiene los tipos de diseños que se utilizaron, explicando paso por paso el desarrollo de los formularios e informes, dicho manual será anexado a este paper.
3 CONCLUSIÓN
Hoy en día las Bases de Datos son herramientas muy utilizadas, ya que son capaces de organizar y gestionar grandes cantidades de información de forma rápida y confiable. Esta herramienta es utilizada en áreas de toda índole, de las cuales una de las más destacadas es la utilización como herramienta de administración de datos dentro de la empresa, como por ejemplo para almacenar, recuperar y analizar los datos acerca de pedidos y clientes. Es así como Access, a través de sus diversas funciones y objetos; tales como los formularios e informes, facilita la manipulación y modificación de la información que contienen estas bases de datos.
Específicamente podemos concluir que los formularios a través de la definición de una pantalla sirven para editar registros de una tabla o consulta. Por otra parte, los informes sirven para presentar datos de una tabla o consulta, los cuales a diferencia de los formularios sólo se pueden visualizar e imprimir, sin modificar.
Es importante señalar que a través de estas herramientas podemos conseguir cualquier información acerca de un tema, cosa o persona que el usuario necesite de forma más rápida y ordenada, ya que puede mostrarle a el usuario cualquier dato solicitado por este que obtenga la base de datos.
4 BIBLIOGRAFÍA
B. Prieto, “Introducción a Microsoft Access”, Universidad de Navarra, 2005.
aulaClic, Curso de Access2003. Homepage
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